ワークフローシステムの基本|社員のモチベーションを上げて会社の業績を上げる方法【情報共有の効率化を図る】

会社で大活躍してくれるワークフローシステム

ワークフローシステムの基本

PCを操作する人

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムについて理解するにはワークフローについて知らなければいけません。ワークとは仕事、フローとは流れのことです。その言葉のとおり、ワークフローとは、仕事(業務)の流れのことを指します。例えば、一人の社員から仕事に関する申請があった場合に、まずはフロアマネージャーが申請と書類の確認をし、フロアマネージャーが承認をしたあとに、部長へと書類が渡り、部長が書類の承認をしたとします。この流れがワークフローです。ワークフローは、ある程度の規模の会社ならば必ず行われ、日常的な事務手続きもワークフローが必要になります。今までのワークフローでは、申請者から一人目の承認者、そして決裁者へと申請を行なうたびに紙の書類の受け渡しが必要でした。ワークフローシステムは、この紙の書類による流れのワークフローをパソコン上に移し、パソコンとインターネット環境を利用することで手軽にワークフローを終わらせることができます。書類の直接的な受け渡しが必要なく、席を離れる必要もありません。会社の中の全ての手続きを円滑にすることが可能になります。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを利用することで主に3つのメリットを得ることができます。1つ目のメリットが、決裁までのスピードアップです。ワークフローシステムでは、書類の受け渡しに必要な時間を省くことができ、かつ出張先でもネットを通じて申請の確認が可能です。そのため、決裁までにかかる時間を大幅に短縮することができます。2つ目のメリットがプロセスの可視化です。ワークフローシステムは、業務のプロセス全体を確認することができます。申請書が今誰の元にあるのかといった進捗状況を確認することができるため、社内でのやり取りがスムーズになります。3つ目のメリットが、ミス発生の低下です。紙の書類では、書類作成時の間違いが起きやすく、書類の紛失も起こる可能性があります。ワークフローシステムに変えることで紙の書類を使う必要がなくなり全てオンライン上で管理することができるようになるので、ミスの発生を防ぐことができるようになります。以上の3つがワークフローシステムで得られるメリットです。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムは、先程述べた申請から決裁までのワークフロー運用の機能がメインになります。しかし、その機能以外にもいくつかの機能を利用することができます。例えば申請書の作成です。ワークフローシステムで申請書フォームを作成し、共有することができます。承認ルートの作成と承認履歴の機能もついています。誰から誰に申請書を流していくかルートを作成し、誰がどの申請書を承認したのか履歴を見ることができます。また、利用状況についての分析や検索、集計をする機能もついています。ワークフローシステムで、これまでのワークフローを一気に効率化させることが可能になります。

ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムは、システムを提供している会社に依頼することで導入することが可能です。導入の際には、現場業務のチェックと分析が行われます。現状、どのような業務がありどのようなワークフローが存在しているのかチェック、分析しなければなりません。次に組織やユーザー情報などの決定が必要です。組織の役職や階層、利用するユーザーを決定することで承認ルートや承認者・決裁者を決めることができます。これらの作業が終われば、ワークフローシステムの構築をすることができます。集めた情報を基にワークフローシステムを提供している会社がシステムを構築します。構築後に依頼した会社とシステム検証を行い、問題がなければ運用開始となります。依頼する会社とサービスを提供する会社同士でしっかりと打ち合わせと相談を重ねることでクオリティの高いワークフローシステムを導入することができます。

会社の業務を効率化

ワークフローシステムを利用することで、会社の業務が効率化します。会社の業務が効率化すると社員のモチベーションにもつながり売上も上げることができるでしょう。